Selvom langt størstedelen af samarbejder mellem en boligforening og en administrator er langvarige, er det altid sundt at lave et tjek i markedet hver 3-4 år. Vi har spurgt bestyrelsesformanden fra A/B Avedørelejren I, hvad der fik dem til at skifte administrator efter 12 års samarbejde.
For de fleste bestyrelser i en andels- eller ejerboligforening bygger et samarbejde med en rådgiver på tillid og gennemsigtighed. En rådgiver, uanset om det er en administrator, en arkitekt eller en finansiel rådgiver, “overlever” ofte bestyrelsen og er en gennemgående samarbejdspartner for flere bestyrelser gennem årene. Det betyder, at de ved mere om boligforeningen, dens stand og dens beboere end nytiltrådte bestyrelsesmedlemmer.
For en administrator er et tæt samarbejde med bestyrelsen afgørende, da man sammen forestår den daglige drift og problemløsning omkring f.eks. huslejeopkrævning, regnskab, interne konflikter, klargøring til generalforsamlinger og meget andet. En administrator bliver hurtigt en integreret del af foreningen og flettet ind i små og store opgaver. Det betyder omvendt, at det kræver grundige og seriøse overvejelser, førend man overvejer at skifte administrator, mest fordi “man ved hvad man har, og ikke hvad man får”.
Den tidligere administrator blev opkøbt af en anden og større
For A/B Avedørelejren I gik der nok lidt for lang tid, inden beslutningen om at finde en ny administrator blev taget. “Vi havde et glimrende samarbejde med vores tidligere administrator, indtil de blev opkøbt af et andet, større firma. Da utilfredsheden først meldte sig blandt beboerne og i bestyrelsen, gik der et års tid, inden vi besluttede os for at skifte administrator” udtaler Bjarne Fritzbøger, der har været foreningens bestyrelsesformand de sidste 11 år. Bjarne Fritzbøger husker, at det især var den manglende opfølgning ved lejlighedssalg og skiftende kontaktpersoner, der gav utilfredshed i bestyrelsen. Efter flere opfølgningsmøder med den tidligere administrator blev det besluttet på en ekstraordinær generalforsamling at finde en ny administrator.
Valgte 3 administratorer i “lukket udbud”
“Via blandt andet at forhøre os hos 5 andre andelsboligforeninger fik vi udvalgt 3 administratorer, som vi gerne ville møde og indbyde til at give et bud på administrationsopgaven. En af dem vi indbød kendte vi lidt til fra Min Boligforenings events”, fortæller Bjarne Fritzbøger. Han besøgte alle 3 administratorer, og på hans anbefaling indbød de den ene af dem til et bestyrelsesmøde, hvor administrator gav en præsentation, og der var en længere dialog med dem. En enig bestyrelse indstillede efterfølgende dem som ny administrator til beslutning på en ny ekstraordinær generalforsamling.
Pris var af betydning, men ikke afgørende
For bestyrelsen i A/B Avedørelejren I var prisen ikke vigtigste parameter ved udvælgelsen. Som Bjarne Fritzbøger udtaler “Det nye administrationsfirma virkede kompetente, de havde den nødvendige volumen, honoraret virkede rimeligt, og det var samtidig ikke et “supermarked”, hvor vi blot var et nummer i rækken.” Men pris alene var ikke det afgørende. Den nye administrator ligger små 12% over den tidligere administrators honorar og blandt de 3, der var indbudt til at byde på opgaven, lå de midt i med 10% til hver side.
Den største hindring for at skifte administrator
Bjarne Fritzbøger husker, hvor uoverskueligt alting var, da alle ting pegede på, at de skulle i gang med at skifte til en ny administrator. Og det er uoverskueligt, fordi der er mange administrationsselskaber at vælge imellem, og fordi de udefra kan se meget ens ud. For A/B Avedørelejren I tog det ca. et halvt år at skifte administrator, dvs. forberedelse, beslutning og opsigelse. Men selvom det kan virke uoverskueligt, så kan Bjarne Fritzbøger godt fortryde, at de ikke skiftede noget tidligere. Den tidligere administrator fik for mange chancer uden at samarbejdet blev bedre. “Men det er ikke hverdagskost at skifte sit administrationsselskab ud gennem 12 år” pointerer han.
Det bedste råd til andre
De bedste råd Bjarne Fritzbøger vil give videre er: Vær opsøgende og afsøg markedet af administratorer og spørg i jeres netværk af boligforeninger. Tag kontakt til flere selskaber uanset hvor godt I kan lide den første administrator, I møder og ikke mindst hav hele bestyrelsen med i forløbet.
Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening