For foreninger med potentielle byggesager, kan vejen til et vellykket projekt være både lang og usikker, hvis ikke administrator er involveret fra begyndelsen.
Når en forening står med en byggesag i støbeskeen, oplever vi ikke sjældent, at foreningen glemmer parløbet med administrator, og derfor først får administrator aktiveret relativt sent i projektet. Det afskærer foreningen fra at høste en række af de fordele, som en tidlig involvering fører med sig, ligesom vejen til målet ofte bliver længere end nødvendigt. Mange ved heller ikke, at de har mulighed for at vælge en anden administrator til byggesagen, end den, de benytter til den daglige administration af foreningen. At en boligadministrator har ekspertise i og fokus på foreningens daglige drift er ikke ensbetydende med at være en god byggeadministrator. Erfaring og fokus samt teknisk og økonomisk forståelse er nogle af de fremmeste værdier som byggesagsadministrator, hvilket netop gør sådanne ekstra egnede til større renoveringsprojekter.
Løbende information
I ethvert byggeprojekt er information nøglen til succes. Derfor bør der lægges stor vægt på løbende information til bestyrelse og beboere – både i form af nyhedsbreve og ved at stille et informationssystem til rådighed, hvor det er muligt at finde de nødvendige informationer, når man har brug for dem.
Arbejdet som bestyrelse, særligt under en byggesag, er, udover at være ulønnet, ofte øretævernes holdeplads. Der er altid nogen, der kunne have gjort det bedre, hurtigere eller billigere. Hvis bestyrelsen fra begyndelsen kører administrator og rådgiver i stilling, vil de overtage ’ledelsen’ af projektet og dermed også agere lynafleder for bestyrelsen, som omvendt kan sidde lidt i baggrunden og træde frem og markere sig, når omstændighederne byder det. Det er trods alt bestyrelsen og ikke rådgiver og administrator, der skal bo i foreningen efterfølgende.
Renoveringsprojekter kan opdeles i 4 faser, som for enhver forening er vigtige at få styr på, når der er et renoveringsprojekt i støbeskeen. Overblikket og den gode kommunikation øger chancerne for et vellykket projekt betragteligt.
FASE 1: IDE OG UDVIKLING
I enhver byggesag er det afgørende, at man allerede fra projektets første fase har en tæt dialog med sin administrator om, hvordan projektet skal struktureres og finansieres. Administrator sidder med en ikke uvæsentlig viden om, hvad der tillades af kommunen, banker og realkreditinstitutter, samt hvorledes projektets gennemførelse påvirker ejendommens og lejlighedernes værdi.
Rammebudget, lånetilbud & forsikringstilbud
Der udarbejdes et rammebudget for det påtænkte renoveringsprojekt baseret enten på estimat fra byggeteknisk rådgiver eller på baggrund af tilbud fra håndværkere. I rammebudgettet indgår tillige forventede udgifter til rådgivere, finansiering og forsikring. Administrator kontakter relevante banker for indhentelse af tilbud om bedst mulig finansiering ved optagelse af byggekredit samt tilbud på All-Risk forsikring. Med rammebudgettet i hånden kan bestyrelsen indkalde medlemmerne til en generalforsamling med henblik på vedtagelse af det ønskede projekt.
Konsekvensberegninger ved forskellige scenarier
På baggrund af rammebudgettet udarbej-der administrator en oversigt over den økonomiske påvirkning for den enkelte beboer ved valg af hver enkelt finansieringsform, som bestyrelsen ønsker at tilbyde beboerne på den kommende generalforsamling.
Beboermøde & generalforsamling
Det kan være en god idé at afholde et eller flere beboermøder, mens projektet er på skitseblokken, så den generelle tilslutning til projektet og dets udformning vejres blandt medlemmerne. Det vil selvfølgelig afhænge af projektets art og omfang, om beboermøder bør afholdes. Når bestyrelsen føler sig tryg ved, at foreningens medlemmer forstår projektet og dets konsekvenser for dem, indkalder administrator til en generalforsamling, hvor projektets økonomi og finansiering sættes til afstemning. Administrator deltager på generalforsamlingen og agerer som oftest både dirigent og referent, så administrator står som garant overfor foreningen for, at beslutningerne er vedtaget med det nødvendige flertal og i overensstemmelse med vedtægterne. Efter generalforsamlingen sørger administrator for at udarbejde og udsende referat af generalforsamlingen.
FASE 2: PROJEKT & AFTALER
I projekteringsfasen er administrator særligt aktiv, da alle aftaler og formalia skal på plads forud for byggefasen.
Udbud og kontrakter
Efter projektets vedtagelse indgås rådgiveraftale med den valgte byggetekniske rådgiver, som på dette tidspunkt typisk allerede har været involveret i sagen gennem en længere periode. Administrator gennemgår (evt. i samarbejde med foreningens advokat) rådgiverkontrakten og sikrer, at den indgås på rimelige vilkår.
Administrator gennemgår (i samarbejde med rådgiver) udbudsgrundlagets beskrivelser og tegningsmateriale samt fællesbetingelser (ABR & AB92), for så vidt angår praktisk administrative forhold samt forbereder og medvirker ved indhentelse af tilbud og/eller gennemførelse af licitation.
Projektet udbydes typisk til tre entreprenører. Også her spiller både rådgiver og administrators erfaringer med den pågældende entreprenør ind, ligesom foreningen kan have særlige ønsker til, hvem der inviteres med i licitationen. Administrator sørger for et baggrundstjek af de bydende entreprenører for at sikre, at foreningen sikres bedst muligt. Administrator bistår ved bestyrelsens beslutning om valg af udførende entreprenør(er), gennemlæser og kommer med forslag til ændringer i entreprisekontrakten samt indhenter og kontrollerer indholdet af sikkerhedsstillelser fra entreprenør.
>
“Erfaringsmæssigt kommer foreninger bedre
igennem et byggeprojekt, når de har sikret sig,
at de rette rådgivere er involveret.”
Finansiering & forsikring
På baggrund af det, der blev besluttet på generalforsamlingen, sørger administrator for oprettelse af byggekredit samt tegning af All- Risk forsikring inden byggefasens påbegyndelse.
Varsling af lejere
Hvor projektet giver anledning til det, varsler administrator foreløbige lejeforhøjelser i overensstemmelse med lejelovens regler herfor samt varsler projektets påbegyndelse.
FASE 3: BYGGEFASEN
I forbindelse med byggefasens opstart medvirker administrator ved tilrettelæggelsen af byggemødestruktur- og udformning – herunder mødereferaternes principielle indhold og frister for fremkomst. Byggesagsadministrator deltager normalt ikke i ugentlige bygge-møder på byggepladsen, men det kan aftales med byggeledelsen efter behov. Administrator rådgiver foreningens bestyrelse om eventuelle problemer i forhold til entreprenører, tekniske rådgivere m.fl. under byggeriets gang og medvirker sammen med byggerådgiver ved fast-læggelsen af procedurer for aftaler om udførelse og kontrol af ekstraarbejder.
Løbende betalinger
Når det kommer til økonomisk styring af byggesagen, ser man som forening meget hurtigt værdien af en erfaren byggesagsadministrator.
Der udarbejdes et byggebudget og etableres selvstændige byggesagskonti i administrators bogføringssystem, der sikrer løbende overblik over betalte og udestående afregninger i forbindelse med projektet.
Administrator fremsender entreprenørens løbende afregninger til attestation hos byggerådgiver og sørger efterfølgende for at kontrollere, at afregningen stemmer overens med kontrakten og det aftalte samt fremsender disse til betaling. Ved projektets afslutning hjemtager administrator byggelånet samt opgør og afslutter byggekredit. Endelig ajourfører administrator driftsbudgettet og foretager eventuelle reguleringer i opkrævningerne hos medlemmerne.
Byggeregnskab
På baggrund af entrepriseregnskab fremsendt fra byggeteknisk rådgiver udarbejder administrator det endelige byggeregnskab med de samlede omkostninger i forbindelse med projektet. Dette indebærer finansiering og forsikring med en fordeling på medlemsniveau, så det enkelte medlem kan se byggesagens endelige økonomiske konsekvens for sin lejlighed.
Endelig varsling
Ved projektets afslutning varsles den endelige lejeforhøjelse, da projektets omfang og økonomi ofte kan ændre sig undervejs. Der varsles overfor både erhvervs- og boliglejere.
Afleveringsforretning samt 1- og 5-års gennemgang
Sammen med byggerådgiver bistår administrator ved gennemførelsen af afleveringsforretning og tilrettelæggelsen og gennemførelsen af registrering af mangler samt den efterfølgende kontrol af mangelafhjælpningen. Tilvælges det, deltager og bistår administrator desuden ved 1- og 5-års gennemgang og udbedring af konstaterede mangler samt frigivelse af entreprenørgarantier.
FASE 4: DRIFT
I perioden efter byggeriets afslutning sørger administrator for at opkræve de lejevarslinger, der er fremsendt samt de reguleringer, der er besluttet for medlemmerne. Dernæst indgås serviceaftaler de steder, hvor projektet har gjort dette relevant, så det udførte arbejde kan få den længst mulige levetid. Endelig bistår administrator foreningen med en ajourføring af vedligeholdelsesplanen, når dette giver mening efter endt projekt.
Som det måske fremgår, kan foreningen drage nytte af en administrator fra idéfase og frem til længe efter, at projektet er afsluttet. Om foreningen ønsker den erfaring og bistand, administrator kan yde under en byggesag, er naturligvis op til foreningen selv. Erfaringsmæssigt kommer foreninger bedre igennem et byggeprojekt, når de har sikret sig, at de rette rådgivere er involveret på et tidligt tidspunkt og formår at have et smidigt og effektivt samarbejde
Artiklen er skrevet af Kasper Fløe Svenningsen, administrerende direktør, Blomfelt Administration.
Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2022.