Administrators rolle

Hvilken rolle kan eller bør administrator have i en forening? Den konkrete administrationsaftale beskriver naturligvis omfanget af, hvad der er inkluderet i administrationen af netop din ejendom, men i denne artikel kan I blive klogere på, hvad administrators rolle overordnet er.

Som administratorer oplever vi løbende, at de foreninger, som vi møder, ikke er helt klar over, hvilken funktion administrator udfylder. Nogle foreninger anlægger det synspunkt, at alt i denne verden er administrators ansvar, mens andre antager, at alt er bestyrelsens ansvar og dermed ender med at udføre en del af administrators arbejde.

Administrators ansvar

Som medlem af EjendomDanmarks administratorsektion skal administrator leve op til de etiske retningslinjer, som bygger på de etiske normer i EjendomDanmark og på foreningens ønske om, at ejendomsadministration i Danmark sker under respekt for etiske regler i resten af Europa.

Et helt grundlæggende princip for administratorerne er, at man skal være sig bevidst om sin samfundsmæssige rolle som vogter af det byggede miljø, der er en meget vigtig del af samfundets økonomi og sociale velfærd. For at sikre dette stilles der krav til faglighed, efteruddannelse, forsøg på mægling med og mellem beboere samt respekt for beboerne.

Administrator er med andre ord tiltænkt en rolle, som dels omhandler servicering af kunderne i form af bogføring, betaling, sparring for ejer og bestyrelse samt praktisk koordinering af ansatte og leverandører, og dels som vogter over det byggede miljø til glæde for samfundet i al almindelighed.

Sidstnævnte er et ikke ubetydeligt åg at pålægge den enkelte administrator, og det er næppe et ansvar, der fylder meget i den menige administrators hverdag, som kan være både hektisk og foranderlig. Som selskaber er det imidlertid et ansvar, som vi prioriterer at leve op til.

Nye kunder

Når vi får nye kunder i administration, er der retningslinjer for, hvad den tidligere administrator skal levere og hvornår. Først og fremmest skal der indgås en administrations- og databehandleraftale. Dernæst skal der etableres adgang til NEM-ID, Betalingsservice, kontofuldmagter, og ejendommens beboere og opkrævninger skal sammen med ejendommens dokumenter lægges ind i administrators systemer.

Det er en unødigt tung proces som følge af, at alle parter i processen har sin egen tolkning af de efterhånden mange og krævende tiltag, der er kommet i det seneste ti år grundet AML (anti-hvidvask), GDPR (persondata), PSD2 (Payment Service Directive) m.fl. Hver bank og hver leverandør har hver deres proces til efterlevelse af reglerne. Her træder administrator til som teknisk specialist og guider foreningen igennem processerne, så administrationen kan komme hurtigt og smidigt op at køre.

Definition af administrators rolle

I nye kundeforhold oplever vi ofte et behov for at definere administrators rolle i forhold til bestyrelsen. Administrator er en medspiller – ikke en modspiller. Administrator er en leverandør til foreningen, ligesom revisor, vicevært m.fl. er det. Men i mit perspektiv udgør administrator direktionen i foreningen. En direktion som foreningen altid vil have muligheden for at afskedige, hvis de er utilfredse, men ikke desto mindre en afgørende og central del af foreningens drift. Bestyrelsen er som oftest ulønnet og skal prioritere sin tid på en måde, så der fokuseres på de store linjer og den generelle beboertilfredshed.

Administrator varetager rollen med overblikket over foreningens drift. Det drejer sig om økonomi og regnskab, kommunikation med myndighederne, indberetninger til SKAT, Grundejernes Investeringsfond, Andelsboliginfo m.fl.. Desuden håndterer administrator behandlingen af klager fra og over beboere, kontakten til banker, bestilling af energimærke og vedligeholdelsesplaner, rådgiver og sekretariat under byggesager, kommunikation med valuar ved udarbejdelsen af valuarvurderinger samt udsendelse og afregning ifm. forbrugsregnskaber.

Kort sagt tager administrator sig af alt det praktiske i forbindelse med driften, så bestyrelsen kan fokusere på, hvor foreningen skal hen på længere sigt og kan følge foreningens økonomiske udvikling på en let og overskuelig måde.

Generalforsamlinger

Det fremgår af foreningens vedtægter, at der årligt skal afholdes en ordinær generalforsamling, samt hvordan der kan indkaldes til denne. Administrator udarbejder udkast til dagsorden, udkast til budget, sender bogføringen til revision og sender det færdige regnskab til godkendelse i bestyrelsen, samler forslag fra medlemmerne og rådgiver bestyrelsen om, hvordan forslag skal formuleres, så de er egnede til at blive vedtaget på en generalforsamling.

Derudover bistår administrator bestyrelsen med formulering af forslag til vedtægtsændringer, præsentationen af foreslåede større vedligeholdelsesarbejder og indhentelse af tilbud fra rådgivere og byggelån fra banker. Når hele generalforsamlingspakken er klar og godkendt af bestyrelsen, sørger administrator for at udsende indkaldelsen rettidigt. Kommer der efterfølgende forslag fra medlemmerne, sørger administrator også for at udsende disse samlet og evt. med bestyrelsens kommentarer eller indstilling.

På selve generalforsamlingen er administrator som oftest hvervet som dirigent og referent, ligesom administrator (i tæt samarbejde med rådgiver og bestyrelse) præsenterer forslag til vedligeholdelsesarbejder, ændrede vedtægter mv. Når referatet er godkendt og underskrevet, tilgængeliggør administrator det for foreningens medlemmer.

Ejendommens vedligehold og byggesager

Administrator følger i samråd med bestyrelsen op på foreningens vedligeholdelsesplan og bistår med indhentelse af tilbud på arbejdernes udførelse. Mindre arbejder udføres efter indhentelse af 1-2 tilbud, mens større projekter behandles som deciderede byggesager.

Ved en byggesag forstås typisk større arbejder på ejendommen såsom facaderenovering, dør- og vinduesudskiftning, tagudskiftning og eventuel etablering af tagboliger, udskiftning af varme-, vand- og el-installationer, udskiftning/foring/relining af faldstammer, etablering eller udskiftning af altaner, gårdprojekter, fugtsikring mv. I denne type sager er det vigtigt, at administrator er med i processen fra begyndelsen.

Først skal foreningen finde en god teknisk rådgiver, som sammen med bestyrelsen og administrator kan lave oplæg om den rigtige løsning med budget til fremlæggelse på en generalforsamling. Herefter indhenter administrator tilbud på byggelån, der passer til foreningen og beregner konsekvensen for den enkelte bolig ved gennemførelse af projektet i de ’pakker’, som bestyrelsen er blevet enige om at lægge op til vedtagelse med de mulige finansieringsmodeller. Dette er, sammen med rådgivers gennemgang af projektet, et vigtigt værktøj for det enkelte medlems forståelse af, hvad de skal forholde sig til.

Når projektet er vedtaget, bistår administrator med aftaler om teknisk rådgivning og byggesagsadministration. Mens teknisk rådgiver tegner og laver udbud til entreprenører, varetager administrator kommunikationen med bestyrelse og beboere, tegner all-risk forsikring til foreningen og etablerer byggekreditten. Desuden varsler administrator relevante beboere om de forventede huslejestigninger.

Under selve projektets udførelse sørger administrator for at afregne omkostninger i relation til byggesagen efter attestation af teknisk rådgiver og bestyrelsen. Administrator deltager på byggemøder og bistår, sammen med teknisk rådgiver, bestyrelsen, når der opstår uforudsete forhindringer og udgifter under projektets udførelse. Når projektet står færdigt og er blevet godkendt, udarbejdes der et endeligt byggeregnskab, som danner grundlag for endelig varsling af husleje-, boligafgifts- eller fællesudgiftsstigning.

Administrator er således en del af byggesagen fra idé til afslutning, og i større byggesager giver det den fordel, at mens bestyrelsen kan være skiftet ud undervejs i projektet, så vil administrator som udgangspunkt være den samme og kender projektet i detaljen.

Optagelse og omlægning af lån

Administrator bistår foreningen ved optagelse og omlægning af lån. Administrator følger med i den generelle renteudvikling og vil typisk tage fat i foreningen, når det er gunstigt at omlægge lånet. Det er foreningen selv, der har ansvaret og beslutningskompetencen i forbindelse med foreningens lån, men med en professionel administrator vil bestyrelsen løbende blive gjort opmærksom på gunstige muligheder for låneomlægning. Når en låneomlægning er besluttet, sørger administrator for kommunikation og dokumentation i forhold til bank eller realkredit.

Hvem er den rette administrator?

Når alt kommer til alt er de fleste administrationsselskaber i Danmark ordentlige selskaber med ønsket om at skabe den bedste administration af og for deres kunder. Derfor er det også min vurdering, at administratorer, ligesom alle andre mennesker, er forskellige personer med forskellige præferencer, interesser og prioriteter i livet. Derfor bør du vælge en administrator, der passer til dig og din bestyrelse. Vælg en administrator, hvor du oplever en god kemi og naturlig tillid – en administrator, hvor du er tryg ved at overlade din formentlig vigtigste investering – boligen.

Artiklen er skrevet af Herbo Administration A/S.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.